一般来说，语调过高，语气过重，使人感到尖刻、严厉、生硬、冷淡，刚中带刺；语气太轻，语调太低，使人感到无精打采，有气无力；语调过长，则显得懒散拖沓；语调过短，又显得不负责任。一般通话时，以语气适中、语调略高、尾音稍拖长一点为佳，这易使对方感到亲切、自然。
（4）注意语言的文明
在电话交流中，语言能体现出一个人的文化修养与素质，因此要特别注意文明语言的使用。
打电话是一种特殊的交谈方式，交谈双方互不见面，只能凭听筒里传来的声音获取信息。声音中的语音、语调、语气和语言内容成为电话交谈的主要信息载体，对沟通交流效果起决定性作用，因此在电话通信礼仪中需要特别注意语言的文明，要尽可能使用规范的表达方式，以免对方误解。电话交谈对语音的要求更高，最基本的要求是口齿清晰，让对方能听清楚讲话的内容，语速可适当放慢，语气要热情有礼、亲切自然。
调整语气与情绪。在电话交谈过程中，一个人的语气、语调可以体现出细致微妙的情感。语调过高，语气过重，对方可能会把你归在冷酷无情的人群里，认为你尖酸、刻薄，狂妄自大；语调太轻，语气太低，给别人的感觉是无精打采、懒散拖拉、工作态度不端正。所以在一般情况下，语气应适中，语调高低以不影响别人办公为宜，同时还要让对方感受到你的真诚、自信、活力。